GDPR

Doprovázení osob pečujících

Charitní sdružení Děčín může zpracovávat osobní údaje bez souhlasu klientů, protože zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, (dohody o výkonu pěstounské péče), jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (pečující osoba).

Citlivé údaje může Charitní sdružení Děčín v souladu s písm. f) § 9 ZOOÚ zpracovávat proto, že se jedná o údaje nezbytné podle § 57 ZSPOD pro provádění sociálně právní ochrany dětí. Další údaje potřebné pro spolupráci uchovává CHSD pouze s písemným souhlasem klienta.

Charitní sdružení Děčín zpracovává identifikační údaje osob, s nimiž uzavírá dohodu o výkonu pěstounské péče, i jejich vlastních či svěřených dětí, dále i údaje o vztahových, ekonomických, materiálních, hygienických, sociokulturních, výchovných, zdravotních aspektech fungování rodiny, a to v rozsahu potřebném k plnění Individuálního plánu ochrana dítěte (tzv. IPOD) a Plánu spolupráce.

Dokumentace o zájemcích o službu

Ve chvíli, kdy někdo kontaktuje službu a projeví zájem o spolupráci, založí klíčový pracovník záznam o kontaktu, „Zápis z kontaktu se zájemcem“ který obsahuje tyto osobní údaje:  kontakt na zájemce, chce –li pokračovat ve vyjednávání (telefon, email, případně adresa) V případě, že je se zájemcem uzavřena dohoda, stane se tento zápis součástí složky klienta. V případě, že smlouva uzavřena není, je „Zápis z kontaktu se zájemcem“ archivován v šanonu „Odmítnutí zájemci“ po dobu 3 let, ale kontaktní údaje z něj klíčový pracovník před uložením do šanonu odstraní. Výjimkou tvoří jen případ, kdy byl zájemce odmítnut z kapacitních důvodů, pokud vyjádřil přání, aby byl zařazen do pořadníku služby a v případě uvolnění místa kontaktován. Přání musí být vyjádřeno písemnou formou (stačí i email, včetně stanovení doby, po kterou může CHSD kontaktní údaj na klienta uchovat). Po 3 letech klíčový pracovník tyto „Zápisy z kontaktu se zájemcem“ skartuje.

Dokumentace o klientech

Založení a vedení složky

Složka klienta je založena po podpisu smlouvy. Zakládá a vede ji klíčový pracovník. Obsahuje „Zápis z kontaktu se zájemcem“ a dohodu o výkonu pěstounské péče se všemi přílohami, včetně rozsudku o svěření dítěte do péče. Postupně se do ní zařazují další dokumenty, tj. IPOD, formuláře Zhodnocení situace dítěte v rodině, Plány spolupráce, Hodnocení plánu spolupráce za období, záznamy z kontaktu (dále jen ZK) obsahující záznamy z konzultací s pěstounskou rodinou, vzdělávací plány pěstounů, záznamy o zajištění celodenní péče a o službách odborníků, případné zprávy odborníků, zprávy posílané na OSPOD a případně kopie dokumentů, které klient v rámci spolupráce klíčovému pracovníkovi zapůjčí. Obsahují-li tyto dokumenty citlivé osobní údaje (především údaje týkající se zdraví nebo finanční situace rodiny), podepisuje klient souhlas s uchováním těchto údajů po dobu nezbytně nutnou pro spolupráci. Složky klientů jsou uchovávány v uzamčené skříni v kanceláři CHSD.

Dokumenty Zhodnocení situace dítěte v rodině, Plány spolupráce a ZK zpracovávají klíčoví pracovníci v elektronické podobě, přístup je chráněn heslem. Vytištěny jsou vždy, když je jejich podoba finalizována nebo minimálně jednou za rok.

Uzavření složky

Klíčový pracovník z ní před uzavřením odstraní všechny případné dokumenty zapůjčené klientem a zároveň odstraní ze svého počítače veškerou elektronickou dokumentaci o spolupráci. Složka je archivována v uzamčené skříni v prostorách CHSD po dobu 3 let. Poté je složka skartována.   Pokud jsou některé dokumenty ze složky součástí nějakého projektu, který požaduje delší archivací výstupů, je možné je uchovávat ještě po dobu požadovanou zadavatelem projektu.

Nahlížení do šanonu Odmítnutých zájemců a do složek klientů

K šanonu Odmítnutých zájemců i ke složkám klientů mají přístup klíčoví pracovníci a koordinátor služeb pro rodiny, kteří jsou všichni vázáni mlčenlivostí.

Klíčový pracovník smí nahlížet do složky jiného než svého klienta v případě zastupování klíčového pracovníka dané rodiny a v době, kdy se nový pracovník zaučuje. Koordinátor služeb pro rodiny do složek nahlíží v rámci kontroly práce klíčových pracovníků. Klienti smějí do své složky na požádání nahlédnout v prostorách CHSD, a to v provozní době služby. Klíčový pracovník je povinen jim toto nahlédnutí umožnit do týdne od chvíle, kdy klient o nahlédnutí požádá. Klienti si mohou ze své složky pořizovat výpisy, mohou též požádat o zhotovení kopií jednotlivých dokumentů ve své složce.

Jinak může být složka zapůjčena pouze na vyžádání soudu, případně pověřené kontrole úřadu práce podle § 50a) zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně právní ochraně dětí. Soud si rovněž může vyžádat kopie složek.

Sociálně-aktivizační služba pro rodiny s dětmi

Charitní sdružení Děčín může zpracovávat osobní údaje bez souhlasu klientů, protože zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, (smlouva o realizaci sociálně aktivizační služby pro rodiny s dětmi), jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (zákonný zástupce dětí).

Údaji nezbytnými pro poskytování služby jsou: jméno klienta, adresa bydliště, kontaktní telefon, případně email, počet a jména členů domácnosti a údaje o věku dětí a údaje o docházce dětí do školy nebo školky. V případě, že se CHSD podílí v rodině na výkonu sociálně-právní ochrany dětí podle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně právní ochraně dětí, patří mezi tyto údaje i IPOD, pokud ho má pracovnice od OSPOD k dispozici.

Dokumentace o zájemcích o službu

Ve chvíli, kdy někdo kontaktuje službu a projeví zájem o spolupráci, založí pracovník, který s klientem jednal, záznam o kontaktu se zájemcem, který obsahuje tyto osobní údaje: kontakt na zájemce, chce–li pokračovat ve vyjednávání (telefon, email, případně adresa) a oblast, v níž by klient potřeboval pomoc. Záznam o kontaktu dále obsahuje postup o dalším jednání a výsledek jednání se zájemcem o službu. Po ukončení jednání jsou ze záznamu odstraněny kontaktní údaje zájemce i popis oblasti případné podpory. Zápis o jednání se zájemcem o službu je archivován po dobu 3 let. Výjimkou tvoří jen případ, kdy byl zájemce odmítnut z kapacitních důvodů, pokud vyjádřil přání, aby byl zařazen do pořadníku služby a v případě uvolnění místa kontaktován. Přání musí být vyjádřeno písemnou formou (stačí i email, včetně stanovení doby, po kterou může CHSD kontaktní údaj na klienta uchovat). Po 3 letech jsou záznamy o jednání se zájemci o službu skartovány. Záznamy o jednání se zájemci o službu jsou uchovávány v uzamykatelné skříni a mají k nim přístup terénní pracovníci a koordinátor služeb pro rodiny.

Dokumentace o klientech

Založení a vedení složky

Složka klienta je založena po podpisu smlouvy. Zakládá a vede ji klíčový pracovník. Obsahuje dohodu o spolupráci, kontaktní údaje rodiny (aktuální adresa, telefon, případně email), popis rodiny, záznamy z návštěv v rodinách, individuální plány spolupráce, IPODy, pokud se CHSD podílí na výkonu sociálně právní ochrany dětí, případné zprávy pro OSPOD a souhlasy s pořizováním fotografií a jejich umísťováním na stránky CHSD nebo do novinových článků a případně kopie dokumentů, které klient v rámci spolupráce klíčovému pracovníkovi zapůjčí. Obsahují-li tyto dokumenty citlivé osobní údaje (především údaje týkající se zdraví nebo finanční situace rodiny), podepisuje klient souhlas s uchováním těchto údajů po dobu nezbytně nutnou pro spolupráci. Složky klientů jsou uchovávány v uzamčené skříni v kanceláři CHSD.

Dokumenty popis rodiny, záznamy z návštěv v rodině, zprávy pro OSPOD, případně individuální plány spolupráce zpracovávají terénní pracovníci v elektronické podobě, přístup je chráněn heslem. Vytištěny jsou vždy, když je jejich podoba finalizována nebo minimálně jednou za měsíc.

Uzavření složky

Terénní pracovník z ní před uzavřením odstraní všechny případné dokumenty zapůjčené klientem a anonymizuje všechny osobní údaje kromě jména rodiny, zároveň odstraní ze svého počítače veškerou elektronickou dokumentaci o spolupráci. Složka je archivována v uzamčené skříni v prostorách CHSD po dobu 5 let. Poté je složka skartována. Pokud jsou některé dokumenty ze složky součástí nějakého projektu, který požaduje delší archivací výstupů, je možné je uchovávat ještě po dobu požadovanou zadavatelem projektu.

Nahlížení do záznamů o jednání se zájemcem o služby a do složek klientů

K záznamům o jednání se zájemci o službu i ke složkám klientů mají přístup terénní pracovníci a koordinátor služeb pro rodiny, kteří jsou všichni vázáni mlčenlivostí.

Terénní pracovník smí nahlížet do složky jiného než svého klienta v případě zastupování terénního pracovníka dané rodiny a v době, kdy se nový pracovník zaučuje. Koordinátor služeb pro rodiny do složek nahlíží v rámci kontroly práce terénních pracovníků. Klienti smějí do své složky na požádání nahlédnout v prostorách CHSD, a to v provozní době služby. Terénní pracovník je povinen jim toto nahlédnutí umožnit do týdne od chvíle, kdy klient o nahlédnutí požádá. Klienti si mohou ze své složky pořizovat výpisy, mohou též požádat o zhotovení kopií jednotlivých dokumentů ve své složce.

Jinak může být složka zapůjčena pouze na vyžádání soudu, případně pověřené kontrole realizace sociální služby. Soud si rovněž může vyžádat kopie složek.

Stížnosti a jejich archivace

Stížnosti mohou být podávány buď anonymně, nebo osobně. V případě osobního podání obsahuje stížnost jméno a kontaktní údaj stěžovatele, na který mu bude doručena odpověď. Tento kontaktní údaj bude ze stížnosti odstraněn po jejím vyřízení a uplynutí doby, kdy se může stěžovatel proti vyřízení stížnosti odvolat. Stížnosti jsou archivovány v uzamykatelné skříni po dobu 5 let. Přístup k nim má administrativní pracovník, ředitelka a koordinátor služeb pro rodiny. Stěžovatelé mohou po předchozí dohodě do své stížnosti a záznamů o jejím vyřízení nahlížet v prostorách CHSD.

Přijímací řízení nových pracovníků

Zasláním žádosti o zaměstnání a všech případných příloh (životopis, motivační dopis apod.) uchazeč vyjadřuje souhlas s jejich zpracováním po dobu nutnou pro vyřízení jeho žádosti (pracovní pohovor a případné přijetí nebo odmítnutí). Údaje jsou uchovávány ve složce zájemci o zaměstnání v uzamykatelné skříni. Přístup k nim mají ředitelka a koordinátor služeb pro rodiny, případně další pověřené osoby, které se budou účastnit přijímacího pohovoru. V případě, že byla žádost doručena v elektronické podobě, je emailová komunikace s uchazečem rovněž uchovávána do doby skončení přijímacího řízení. Po vyřízení žádosti nebo skončení výběrového řízení jsou všechny osobní údaje o uchazeči o zaměstnání skartovány, pokud nebyl přijat jako nový zaměstnanec CHSD – v tom případě se stávají součástí složky zaměstnance. V případě, že sice uchazeč nebyl přijat, protože se do výběrového řízení přihlásil vhodnější uchazeč, ale CHSD má zájem uchovat si kontakt na uchazeče pro případ, že by se uvolnilo další místo, je to možné pouze se souhlasem uchazeče. Souhlas musí být vyjádřen písemnou formou (stačí i email, včetně stanovení doby, po kterou může CHSD osobní údaje na uchazeče uchovat).